In maart 2018 worden per bisdom introductiedagen georganiseerd voor de nieuwe automatisering.

De nieuwe automatisering bestaat uit een overgang/introductie van DocBase en Exact-Online alsmede een app waarmee moderne communicatie met uw parochianen mogelijk is. Met deze app kunnen we voldoen aan de verplichting die ons in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt opgelegd, namelijk dat ieder lid de eigen ledengegevens kan raadplegen zonder tussenkomst van een derde.

Eind januari heeft een eerste introductie plaatsgevonden van de software van Exact Online voor de parochies die al graag wilden starten met dit financiële pakket vooruitlopend op de beschikbaarheid van DocBase. Nu echter is ook DocBase zover gereed, dat we een volledige introductie van de nieuwe software aan u kunnen aanbieden. Dit had niet gekund zonder de inzet van velen, iets waarvoor we graag nogmaals onze dank willen uitspreken.

Nu de introductie van de nieuwe automatisering aanstaande is, is het belangrijk te weten dat de Bisschoppenconferentie in haar vergadering van 16 januari jl. het volgende besluit heeft genomen:

Iedere parochie is verplicht om een ledenadministratie te hebben en deze via DocBase te voeren.

Dit betekent dat iedere parochie z.s.m., maar uiterlijk 30 juni 2019 de (over)stap naar DocBase moet hebben gemaakt. Uiterlijk 30 juni 2019, omdat vanaf die datum de oude automatisering in Navision niet langer meer beschikbaar zal zijn. Zo spoedig mogelijk, omdat we als totale Nederlandse kerkprovincie per 25 mei aanstaande dienen te voldoen aan de verplichtingen zoals voortvloeiend uit de AVG.

De nieuwe software behelst zoals eerder omschreven een samenhangend geheel van DocBase, Exact Online en de app mijnRKK. Alle pakketten zullen dan ook gezamenlijk geïntroduceerd worden tijdens een zestal Introductiedagen die we in principe per bisdom in de komende periode organiseren. De data van deze bijeenkomsten zijn:

Alle bijeenkomsten duren van 10.00 tot 16.00 uur, inloop is mogelijk vanaf 9.30 uur. Voor een lunch wordt vanzelfsprekend gezorgd.

Programma
09.30 uur - Ontvangst met koffie/thee
10.00 uur - Plenaire ochtendsessie deel I
11.00 uur - Koffiepauze
11.30 uur - Plenaire ochtendsessie deel II
12.30 uur - Lunch
13.30 uur - Workshops ronde I
14.20 uur - Pauze met koffie/thee
14.40 uur - Workshops ronde II
15.30 uur - Korte pauze
15.40 uur - Plenaire afsluiting

Onderwerpen ochtendsessie

• toelichting op de noodzaak voor nieuwe automatiseringen de AVG
• introductie van de app
• introductie van het opleidingsmateriaal
• een eerste kennismaking met de gekozenoplossingen en de gevolgen daarvan voor de werkwijze binnen de parochies

Workshops

• DocBase Ledenadministratie en Kerkbijdragenadministratie
• DocBase Begraafplaatsenadministratie
• Exact-Online

Tijdens de workshops zal dieper worden ingegaan op de betreffende oplossingen, waarbij zal worden ingegaan op een aantal belangrijke processen als ook een toelichting wordt gegeven op de beschikbare ondersteuning middels filmpjes, handleidingen etc.

info@rkk-online.nl
www.rkk-online.nl